管理者代表職責(zé)
    管理者代表的作用是代表最高管理者對(duì)組織質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系(qms、ems、ohsms)的建立、實(shí)施和保持進(jìn)行策劃和管理。因此，管理者代表既是組織管理體系建立、實(shí)施和保持的領(lǐng)導(dǎo)者、策劃者，又是活動(dòng)的組織者、推進(jìn)者、還是效果的督查者、改進(jìn)的決策者及處理各種關(guān)系的協(xié)調(diào)者。從某種意義上講，管理者代表作用發(fā)揮的好壞，直接決定著組織體系運(yùn)行的成敗。
    管理者代表的職責(zé)歸納起來有四項(xiàng)：一是確保按標(biāo)準(zhǔn)要求建立、實(shí)施和保持體系；二是確保向最高管理者報(bào)告體系業(yè)績(jī)和改進(jìn)績(jī)效的需求；三是確保在整個(gè)組織內(nèi)提高滿足法律法規(guī)、顧客、相關(guān)方要求的意識(shí)；四是負(fù)責(zé)體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。
    在深刻理解標(biāo)準(zhǔn)各項(xiàng)要求內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)的基礎(chǔ)上，管理者代表要充分結(jié)合本組織產(chǎn)品、生產(chǎn)、管理的特點(diǎn)和實(shí)際，抓好以下6個(gè)方面的策劃：
    1、目標(biāo)建立、展開和測(cè)量的策劃。應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：突出重點(diǎn)，體現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)、預(yù)防為主的承諾；目標(biāo)要盡可能量化、具體，可考核，可測(cè)量；在相關(guān)職能和各層次分解展開；定期考核，測(cè)量。
    2、職能分配的策劃。根據(jù)體系標(biāo)準(zhǔn)各要素(求)的內(nèi)涵，結(jié)合組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作任務(wù)，將標(biāo)準(zhǔn)中各要素(求)利用矩陣表對(duì)應(yīng)地分配到相關(guān)職能部門。一般而言，一個(gè)要素最好只有一個(gè)歸口部門，以避免“真空”和“重疊”、相互推諉、扯皮現(xiàn)象。《職能分配表》確定后，在各部門職責(zé)和權(quán)限中，對(duì)歸口要素必須有相應(yīng)的描述，即用文字準(zhǔn)確無誤地規(guī)定下來，避免《職能分配表》與文字描述相互不一致，接口不統(tǒng)一問題。
    3、資源需求的策劃。要隨時(shí)了解、掌握體系建立、實(shí)施、改進(jìn)過程中的資源配置情況，對(duì)缺口、“瓶頸”問題及時(shí)向最高管理者建議、報(bào)告，提出可行性方案。
    4、建立必要的技術(shù)和管理作業(yè)文件的策劃。做好統(tǒng)籌策劃，確定編制/建立哪些必要的技術(shù)和管理作業(yè)文件，嚴(yán)格審查把關(guān)，發(fā)放到有關(guān)部門、崗位人員付諸實(shí)施，并定期組織評(píng)審。
    5、重大改進(jìn)活動(dòng)/項(xiàng)目的策劃。如涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的技術(shù)改進(jìn)、技術(shù)改造、方針目標(biāo)調(diào)整、管理職能變更、管理體系調(diào)整等活動(dòng)/項(xiàng)目，管理者代表都應(yīng)首先策劃一個(gè)或多個(gè)具體方案，報(bào)最高管理者批準(zhǔn)后實(shí)施。
    6、內(nèi)審和管理評(píng)審的策劃。一般相鄰兩次評(píng)審的時(shí)間不得超過12個(gè)月。組織和督促職能部門做好前期準(zhǔn)備工作，如內(nèi)審員的培訓(xùn)與組織，各部門輸入信息的提供，時(shí)間、地點(diǎn)的策劃，輸出結(jié)果處理的策劃等。
    在內(nèi)部審核的組織實(shí)施中，管理者代表首先要對(duì)內(nèi)審計(jì)劃進(jìn)行審查，包括內(nèi)審員的資格與審核組的組成、時(shí)間及日程安排，審核部門與要素分配等；其次是組織或參加首、末次會(huì)議，樹立審核組的威信；三是關(guān)注審核進(jìn)程，掌握審核動(dòng)態(tài)，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決審核中發(fā)生的問題；四是對(duì)審核中開出的不符合報(bào)告責(zé)成有關(guān)責(zé)任部門在規(guī)定期限內(nèi)整改，對(duì)整改效果實(shí)施跟蹤驗(yàn)證。
    在管理評(píng)審的組織實(shí)施中，一是抓好前期準(zhǔn)備，即按標(biāo)準(zhǔn)或程序文件的規(guī)定將需要輸入的內(nèi)容及期限分別落實(shí)到有關(guān)職能部門，或委托歸口部門按期收集輸人資料，并進(jìn)行匯總分析，特別是對(duì)各部門提出的改進(jìn)建議的梳理匯總；二是組織召開管理評(píng)審會(huì)議，會(huì)議由最高管理者主持并最終作出管理評(píng)審結(jié)論和改進(jìn)決定，但管理者代表應(yīng)對(duì)體系運(yùn)行的績(jī)效、存在問題和改進(jìn)建議作總結(jié)(綜合)性發(fā)言；二是抓好后期改進(jìn)措施實(shí)施的組織和效果跟蹤驗(yàn)證/評(píng)價(jià)。
    管理者代表還應(yīng)對(duì)體系運(yùn)行的重點(diǎn)過程進(jìn)行監(jiān)視和評(píng)價(jià)。

    管理者的代表能力

為保證組織的管理體系持續(xù)改進(jìn)，管理者代表要掌握第一手資料，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其趨勢(shì)和規(guī)律，確定改進(jìn)方向和措施。這些數(shù)據(jù)分析包括合同履行情況、供方供貨業(yè)績(jī)、關(guān)鍵特殊過程能力、產(chǎn)品一次交檢合格率、產(chǎn)品等級(jí)品率、顧客滿意度、顧客意見處理及時(shí)率和效率等，還要及時(shí)組織改進(jìn)活動(dòng)。
在工作方法上，管理者代表應(yīng)注意4點(diǎn)：
    1、了解現(xiàn)狀，掌握動(dòng)態(tài)。要經(jīng)常到管理體系的歸口部門或現(xiàn)場(chǎng)，了解組織內(nèi)部管理體系的現(xiàn)狀，熟知運(yùn)行動(dòng)態(tài)，為正確策劃、決策掌握準(zhǔn)確的第一于資料。
    2、溝通疏導(dǎo)，落實(shí)職能。管理體系的建立、運(yùn)行和改進(jìn)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到組織內(nèi)各級(jí)各部門各崗位，要將這一系統(tǒng)工程中的各項(xiàng)職能、任務(wù)落實(shí)下去，必須加強(qiáng)與各級(jí)各部門的溝通、交流、疏導(dǎo)，做過細(xì)的工作，統(tǒng)一意志，統(tǒng)一行動(dòng)，使人人各盡其責(zé)，按章辦事。
    3、組織實(shí)施，監(jiān)視評(píng)價(jià)。不失時(shí)機(jī)地對(duì)文件化體系及其實(shí)施的符合性、適宜性、充分性和有效性進(jìn)行監(jiān)視和評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以保證體系持續(xù)、健康、有效運(yùn)行。
    4、善于分析，勤于改進(jìn)。要及時(shí)對(duì)各方面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，從中找出某些規(guī)律、趨勢(shì)、動(dòng)向、存在問題和潛在問題(隱患)，有針對(duì)性地采取糾正/預(yù)防/改進(jìn)措施，不斷提高體系運(yùn)行的符合性、適宜性、充分性和有效性。